Verhaltenskodex

Compliance Bereich

Richtschnur für eigenes Handeln

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der GAG Immobilien AG haben einen
Verhaltenskodex gegen Korruption unterzeichnet.

I. Einleitung

Wir leben vom Vertrauen unserer Kunden, Aktionäre, Mitarbeiter/innen und der Öffentlichkeit in die Leistung und Integrität unseres Unternehmens. Dieses Vertrauen hängt wesentlich davon ab, wie sich Mitarbeiter/innen, Führungskräfte und der Vorstand verhalten und wie wir unsere Fähigkeiten zum Nutzen unserer Kunden, Aktionäre und des GAG-Konzerns insgesamt einsetzen. Dieses Verhalten ist und war in der Vergangenheit vorbildlich. Trotzdem können auch wir uns den aktuellen Gegebenheiten nicht verschließen und wenden uns mit diesem Verhaltenskodex in einer besonderen, uns überaus wichtigen Angelegenheit an Sie:

Einvernehmlich mit dem Betriebsrat wurden die nachfolgenden allgemeinen Verhaltensgrundsätze des GAG-Konzerns als Mindeststandards für alle Mitarbeiter/innen definiert. Ziel ist es, Situationen vorzubeugen, die die Integrität unseres Verhaltens in Frage stellen können.

II. Allgemeine Verhaltensgrundsätze

1. Integrität und rechtmäßiges Verhalten bestimmen unser Handeln.
2. Unsere Geschäftsbeziehungen sind sachbezogen und frei von unlauteren Methoden.
3. Konflikte zwischen den Interessen des GAG-Konzerns und unseren privaten Interessen vermeiden wir.
4. Mit Geschäftsinformationen oder Betriebsgeheimnissen gehen wir vertraulich um.
5. Wir dulden keinen Missbrauch der eigenen Position zum persönlichen Vorteil, zugunsten Dritter oder zum Schaden des GAG-Konzerns.

III. Vorstand und Führungskräfte

Vorstandsmitglieder und Führungskräfte üben eine Vorbildfunktion für alle Mitarbeiter/innen aus. Der Einhaltung des Verhaltenskodex durch diesen Personenkreis kommt daher eine besondere Bedeutung zu. Bei der Bewertung von Fehlverhalten von Vorstandsmitgliedern und Führungskräften legen wir strengere Maßstäbe an. Vorstandsmitglieder und Führungskräfte sind angehalten, auf die Einhaltung des Verhaltenskodex im Unternehmen zu achten.

IV. Was ist Korruption?

Der Begriff „Korruption“ ist nicht eindeutig definiert. Nach allgemeinem Verständnis umfasst er sowohl strafbare Handlungen, wie z.B. Untreue oder Betrug, meist in Zusammenhang mit Steuerhinterziehung, als auch ethisch-moralisch verwerfliche Praktiken.

Korruption ist ein strafrechtlich verbotenes Handeln oder Unterlassen unter Missbrauch einer Schlüsselfunktion. Das Handeln oder Unterlassen erfolgt zugunsten eines anderen entweder auf dessen Veranlassung oder in Eigeninitiative und ist gerichtet auf die Gewährung oder Erlangung eines materiellen oder immateriellen Vorteils für sich oder einen Dritten. Es entsteht ein unmittelbarer oder mittelbarer Schaden oder Nachteil für den Konzern. Die Konsequenzen können gravierend sein und sowohl empfindliche Geld- oder Haftstrafen jedes einzelnen nach sich ziehen als auch Schadenersatzforderungen an den GAG-Konzern. Der GAG-Konzern toleriert keinerlei Form von Korruption oder Bestechung.

Wo Korruption beginnt, kann man häufig nicht sagen. Die Übergänge sind fließend. Diese Sachlage macht klare unternehmensinterne Regelungen sinnvoll; nicht zuletzt, um Unsicherheiten der Mitarbeiter/innen in diesem Zusammenhang zu vermeiden.

V. Regelungen zur Annahme von Geschenken sowie sonstigen Zuwendungen und Vergünstigungen

Die nachfolgenden Regelungen konkretisieren den Umgang mit Zuwendungen, die den Mitarbeiter/innen von Geschäftspartnern des GAG-Konzerns freiwillig angeboten werden. Dabei macht es keinen Unterschied, ob die Geschenke oder sonstigen Zuwendungen unmittelbar oder nur mittelbar zugutekommen sollen (wie etwa bei Zuwendungen an Angehörige).

1. Geldgeschenke oder nicht marktübliche Rabatte dürfen Mitarbeiter/innen von Geschäftspartnern des GAG-Konzerns weder fordern noch annehmen.

2. Die Annahme von Sachgeschenken von einem Geschäftspartner des GAG-Konzerns ist nur dann zulässig, wenn diese sozialadäquat sind, d.h. weder die Grenzen der Geschäftsüblichkeit noch den persönlichen Lebenszuschnitt von Schenker und Beschenktem übersteigen. Eine mit der Zuwendung verbundene Beeinflussung unternehmerischer Entscheidungen muss in jedem Fall ausgeschlossen sein. In Zweifelsfällen und bei höherwertigen Sachgeschenken, ausgenommen z.B. Massenwerbeartikeln, ist eine vorherige Abstimmung mit der Vertrauensperson vorzunehmen. Dies gilt insbesondere auch für solche Sachgeschenke, die an die Privatanschrift der Mitarbeiter/innen zugestellt werden.

3. Auch für Einladungen zum Geschäftsessen sind die Grenzen der Sozialadäquanz zu beachten, d.h. die Einladungen müssen geschäftsüblich sein und dürfen den persönlichen Lebensstandard der Beteiligten nicht überschreiten. Das bedeutet, dass ein/e Mitarbeiter/in eine Einladung nur annehmen darf, wenn diese einem berechtigten geschäftlichen Zweck dient, keinen unangemessen hohen Wert hat und etwaige Bewirtungen im Rahmen der gewöhnlichen Zusammenarbeit stattfinden, wie z.B. ein Mittagessen während einer Besprechung.

4. Für Einladungen zu Veranstaltungen ohne vorherrschenden Geschäftscharakter wie beispielsweise Konzert-, Theater-, Sport- oder Abendveranstaltungen einschließlich Seminare und Konferenzen mit einem überwiegend auf die Unterhaltung ausgerichteten Programm gilt folgendes:

• Die Einladung darf nur angenommen werden, wenn die Teilnahme an der Veranstaltung der gängigen Geschäftspraxis entspricht.

• Ein Vertreter des gastgebenden Geschäftspartners ist bei der Veranstaltung anwesend.

• Die Reise- oder Logiskosten werden nicht vom einladenden Geschäftspartner übernommen.

• In Zweifelsfällen ist eine vorherige Abstimmung mit dem Ombudsmann vorzunehmen.

 
5. Einladungen von Geschäftspartnern des GAG-Konzerns zu kulturellen oder sportlichen Veranstaltungen, die der GAG-Konzern als Ausdruck seines gesellschaftlichen Engagements
als Sponsor unterstützt, sind grundsätzlich zulässig. Wenn erforderlich, dürfen für die Eingeladenen vertretbare Reise-, Bewirtungs- bzw. Übernachtungskosten übernommen werden.
Diese dürfen jedoch keinen unangemessen hohen Wert haben und müssen auch dem sonstigen persönlichen Lebensstandard der Beteiligten entsprechen.

VI. Praktische Umsetzung des Verhaltenskodex

Die mit diesem Kodex verbundenen Ziele können wir nur erreichen, wenn alle Beteiligten hieran mitwirken. Daher ist jeder persönlich gefordert. Führungskräfte haben darauf zu achten, dass die Mitarbeiter/innen ihres Verantwortungsbereiches diesen Verhaltenskodex beachten. Für die Umsetzung des Verhaltenskodex hat der GAG-Konzern im Einvernehmen mit dem Betriebsrat eine unabhängige neutrale Stelle als Ansprechpartner (Ombudsmann) eingerichtet. Es handelt sich dabei um Herrn Walter Kluth, MdR, welcher sowohl seitens der Mitarbeiter/innen als auch des Vorstandes und des Aufsichtsrates akzeptiert wird.

Der Ombudsmann gewährleistet eine unabhängige und objektive Bearbeitung aller an ihn gerichteten Anliegen. Alle Mitarbeiter/innen werden ausdrücklich ermutigt, den Ombudsmann oder seinen/ihren Vorgesetzten anzusprechen, wenn sie feststellen, dass sich jemand nicht regelkonform verhalten hat. Das kann dazu beitragen, dass aus kleinen Problemen keine großen Probleme werden. Der Ombudsmann nimmt alle eingehenden Hinweise auf und geht ihnen mit der notwendigen Sorgfalt nach. Alle eingehenden Hinweise werden streng vertraulich behandelt. Stellt er einen hinreichenden Anfangsverdacht für einen Verstoß gegen die in dem Verhaltenskodex enthaltenden Verhaltensgrundsätze fest, wird die Interne Revision oder der Vorstand eingeschaltet.

Falls Mitarbeiter/innen von illegalen oder unredlichen Handlungen innerhalb des GAG-Konzerns erfahren, sollen sie den Ombudsmann informieren. Kein/e Mitarbeiter/in, der/die in redlicher Absicht Mitteilung macht, muss Nachteile befürchten, auch dann nicht, wenn sich die Mitteilung als unbegründet herausstellen sollte. Verstöße gegen die in diesem Verhaltenskodex enthaltenen Grundsätze können arbeitsrechtliche (disziplinarische), zivilrechtliche und strafrechtliche Sanktionen nach sich ziehen und werden entsprechend den betriebsüblichen Regelungen geahndet.