Nebenkostenabrechnung verstehen
So behalten Sie den Überblick: Wir erklären Ihnen, welche Nebenkosten anfallen, wie sie abgerechnet werden und was Sie zu Ihren Voraus- oder ggf. Nachzahlungen wissen sollten.
- Ihre Betriebskosten werden jährlich abgerechnet und nach einem Umlageschlüssel auf alle Mieterinnen und Mieter verteilt. Detaillierte Informationen finden Sie in Ihrem Mietvertrag.
- Ihre Heizkosten richten sich in der Regel sowohl nach Ihrem Verbrauch als auch nach der Heizfläche.
- Die Heizkostenabrechnung wird nicht von uns als Vermieterin erstellt, sondern erfolgt in Zusammenarbeit mit Messdienstleistern.
- Ihre Vorauszahlungen orientieren sich an den tatsächlichen Kosten des letzten Abrechnungszeitraums zzgl. der Berücksichtigung von uns bekannten oder zu erwartenden Preisanpassungen.
- Sollten Sie Schwierigkeiten mit einer Nachzahlung der Nebenkosten haben, kontaktieren Sie gerne unseren Kundenservice – wir finden gemeinsam eine Lösung.
Was sind Betriebskosten?
Betriebskosten sind die verschiedenen Ausgaben, die beim Betrieb und der Pflege eines Mietobjekts anfallen. In Ihrem Mietvertrag werden diese Kosten als Nebenkosten aufgeführt und fallen zusätzlich zur Grundmiete an. Dazu gehören u.a. Kosten für Wasser, Heizung, Versicherungen und Gartenpflege sowie Kosten für die Hausreinigung oder die Müllentsorgung. Welche Betriebskosten für Sie als Mieterin oder Mieter tatsächlich im Einzelnen anfallen, können Sie Ihrem Mietvertrag entnehmen.
So werden Ihre Betriebskosten abgerechnet
Die Kosten werden jährlich abgerechnet und über einen sogenannten Umlageschlüssel auf alle Mieterinnen und Mieter des Hauses bzw. des Quartiers fair verteilt: nach Verbrauch, nach Quadratmetern oder nach Anzahl der Einheiten. Genaue Informationen zu Ihrem Umlageschlüssel finden Sie in Ihrem Mietvertrag.
Über die Betriebskostenvorauszahlung zahlen Sie monatlich zusätzlich zur Miete einen festen Betrag, der als Vorauszahlung für die Betriebskosten dient. Im nächsten Kalenderjahr erstellen wir Ihnen eine Betriebskostenabrechnung, in der die tatsächlichen Kosten und Ihre geleisteten Vorauszahlungen gegenübergestellt werden. Ergibt sich eine Differenz, bekommen Sie entweder eine Rückerstattung oder müssen eine Nachzahlung leisten.
Weitere Informationen zur aktuellen Nebenkostenabrechnung
Anschaulich erklärt und leicht zu verstehen – in diesem Video erfahren Sie, wie Ihr Abrechnungsschreiben 2024 aufgebaut ist, wie Ihre Vorauszahlungen verrechnet und ggf. angepasst wurden und welche Kosten Sie in Ihrer Steuererklärung geltend machen können. Sofern Sie noch Rückfragen zu Ihrer Nebenkostenabrechnung 2023 haben, finden Sie hier das entsprechende Erklärvideo 2023.
Nebenkostenabrechnung
Bei Fragen rund um die Nebenkostenabrechnung stehen Ihnen unsere Mitarbeitenden aus dem Kundenservice gerne zur Verfügung.
Maßgeblich für die Steuererklärung ist nicht der Abrechnungszeitraum, sondern der Zeitpunkt der Zustellung. In Ihrer Steuererklärung geben Sie also die Nebenkostenabrechnung an, die Ihnen im Veranlagungszeitraum zugegangen ist.
Beispiel: Für Ihre Steuererklärung 2024 reichen Sie die Nebenkostenabrechnung ein, die Ihnen im Jahr 2024 zugestellt wurde, auch wenn diese sich auf den Abrechnungszeitraum 01.01.2023 bis 31.12.2023 bezieht.
Nur ein bestimmter Teil Ihrer Nebenkosten richtet sich nach dem Verbrauch. Der andere Teil der Kosten wird nach der Wohn- bzw. Heizfläche verteilt. Dabei wird nicht berücksichtigt, ob Sie die Wohnung auch genutzt haben. Sollten Sie jedoch Zweifel an Ihren Verbrauchskosten haben, können wir Ihnen gerne ein detailliertes Verbrauchsprotokoll zukommen lassen. Kontaktieren Sie dafür bitte unseren Kundenservice.
Die gesetzliche Frist für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung ist im Bürgerlichen Gesetzbuch geregelt. Demnach erhalten Sie Ihre Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes.
Beispiel: Die Abrechnung für den Zeitraum 01.01.2024 bis 31.12.2024 muss bis zum 31.12.2025 erfolgen.
Der Gesetzgeber schreibt keine Verteilung der Kosten nach der Anzahl der Personen vor.
Das heißt: Die Verteilung der Kosten richtet sich nicht nach der Anzahl der Personen, sondern hauptsächlich nach der Größe der Wohnung und ggf. nach dem individuellen Verbrauch.
Grundsätzlich müssen die Betriebskosten gezahlt werden, die im Mietvertrag vereinbart wurden. Dabei ist nicht zwingend die reelle Nutzung entscheidend. Es kann auch sein, dass ein Aufzug bis in den Keller fährt und damit auch für Bewohnerinnen und Bewohner des Erdgeschosses nutzbar ist.
Frei zugängliche Flächen im Haus und in der dazugehörigen Außenanlage betreffen die gesamte Hausgemeinschaft. Finden wir Sperrmüll vor, versuchen wir zu ermitteln, wer diesen Sperrmüll dort deponiert hat. Wenn die Ermittlung gelingt, muss diese Person die Kosten allein tragen. Bleibt die Ermittlung erfolglos, geht die Beseitigung des Sperrmülls zu Lasten aller Mieterinnen und Mieter.
Tipp: Sprechen Sie mit Ihrer Hausgemeinschaft und versuchen Sie zusätzliche Kosten zur Entsorgung von Sperrmüll gering zu halten, denn diese wirken sich auf die Nebenkosten aus.
Sobald Sie eine Nebenkostenabrechnung erhalten, müssen Sie diese bei der öffentlichen Stelle (z.B. Jobcenter) vorlegen und können dort das weitere Vorgehen besprechen.
Ein Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung muss bitte zwingend schriftlich erfolgen. Es reicht nicht aus, pauschal zu schreiben, dass Sie an der Richtigkeit der Abrechnung zweifeln und deshalb widersprechen. Stattdessen müssen Sie bitte konkret und klar begründen, warum Sie der Abrechnung oder bestimmten Positionen aus der Abrechnung widersprechen.
Bei uns entspricht der Abrechnungszeitraum immer dem Kalenderjahr. Ausnahmen sind Neubauten, die unterjährig erstmals bezogen wurden. Wenn Sie unterjährig ein- oder ausgezogen sind, finden Sie diesen Zeitraum als Ihren Nutzungszeitraum in der Abrechnung wieder. Bei der Aufstellung der Kosten sehen Sie dann, dass wir Ihnen nur die anteiligen Kosten für Ihren Nutzungszeitraum berechnet haben und nicht die gesamten Jahreskosten.
Beispiel: Abrechnungszeitraum vom 01.01.2024 bis 31.12.2024. Nutzungszeitraum 01.06.2024 bis 31.12.2024, sofern Sie im Juni 2024 eingezogen sind.
Oftmals fassen wir mehrere Gebäude zu einer Wirtschaftseinheit zusammen. Das kann z.B. Sinn machen, wenn ein gemeinsamer Innenhof existiert. Die Kosten werden dann auf alle Häuser umgelegt, die an diesen Innenhof angeschlossen sind oder Zugang zu einer gemeinsamen Außenanlage haben.
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Heizkosten
Heizkosten sind die Kosten, die zur Erzeugung von Wärme und/oder Warmwasser anfallen, sowie Kosten für die Bedienung, Reinigung und Wartung der Heizsysteme. Darüber hinaus können noch Kosten für die Messdienstleistungen und erforderliche Erfassungsgeräte anfallen.
Die Kosten werden jährlich abgerechnet und, wenn möglich, nach dem tatsächlichen Verbrauch verteilt. Ein Teil (30 % oder 50 %) der Heizkosten wird aber auch immer nach der Heizfläche verteilt. Die entsprechenden gesetzlichen Vorschriften können Sie in der Heizkostenverordnung nachlesen.
Maßgeblich für den abzurechnenden Zeitraum ist die Laufzeit des Mietvertrags, unabhängig davon, ob Sie die Wohnung noch nutzen oder bereits ausgezogen sind.
Mittlerweile sind fast alle Erfassungsgeräte an den Heizsystemen unserer Bestände mit Funktechnik ausgestattet, sodass die Daten automatisch übermittelt werden. Es ist also nicht mehr notwendig, dass jährlich jemand zur Ablesung in Ihre Wohnung kommt. Sollten Sie einen Defekt feststellen, melden Sie dies umgehend bei uns.
Für eine Schätzung Ihres Verbrauches kann es mehrere Gründe geben:
- Der betroffene Zähler ist defekt und liefert keine Daten mehr.
- Die Funkstrecke wurde unterbrochen.
- Der Zähler ist nicht mehr geeicht und konnte bisher noch nicht ausgetauscht werden.
Anders als bei den Betriebskosten fallen die Heizkosten hauptsächlich in den kalten Monaten an. Es wäre also nicht gerecht, wenn die Heizkosten gleich auf alle Monate/Tage verteilt würden. Deshalb berechnen sich Heizkosten nach sogenannten Gradtagszahlen. Diese ergeben sich aus der Witterung der einzelnen Monate.
Messdienstleister
Als Vermieterin sind wir für den Einbau, die Bereitstellung und Wartung der Messeinrichtungen verantwortlich, das machen wir jedoch nicht selbst, sondern beauftragen dafür Messdienstleister wie z.B. Brunata, Techem, ISTA oder die GAG Servicegesellschaft. Diese Dienstleister statten unsere Objekte mit den notwendigen Zählern zur Erfassung von Wärme, Kalt- und Warmwasser aus. Auf Basis der von uns bereitgestellten Kosten und unter Berücksichtigung der Heizkostenverordnung ermitteln sie den individuellen Verbrauch unserer Mieterinnen und Mieter. Zudem stellen sie die unterjährigen Verbrauchsinformationen (UVI) bereit und kümmern sich um den gesetzeskonformen Austausch der Messgeräte.
Die zunehmend wichtige Rolle der GAG Servicegesellschaft
Die GAG Servicegesellschaft mbH (SG) ist unser Tochterunternehmen. In ihrem Fokus stehen die Versorgung mit Energie und die Produktion von Wärme und Strom. Neubauten und Modernisierungsobjekte werden bereits ausschließlich mit Messgeräten der SG ausgestattet, und seit 2022 übernimmt sie auch zunehmend die Versorgung unserer Bestandsobjekte. Dadurch stellen wir sicher, dass die Messeinrichtungen stets auf dem neuesten Stand der Technik sind und zukünftige gesetzliche Anforderungen erfüllt bleiben. Hinzu kommt, dass nicht nur eine bessere und nachvollziehbarere Datenqualität gewährleistet werden kann, sondern auch, dass die Reaktionszeit bei notwendigem Zählertausch und der Beantwortung von Rückfragen verkürzt werden kann.
Guthaben sowie Voraus- und Nachzahlungen
Wenn Sie eine Ratenzahlung vereinbaren möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit unserem Kundenservice auf. Wir finden gemeinsam eine Lösung.
Wenn Sie eine Erhöhung der Vorauszahlungen nicht möchten, kann das zu Nachzahlungen in der folgenden Abrechnung führen. Die Veränderungen der Vorauszahlungen beruhen auf bereits bekannten Preiserhöhungen. Deshalb empfehlen wir Ihnen, diese anzunehmen. Wünschen Sie dies nicht, kontaktieren Sie bitte unseren Kundenservice.
Es kann verschiedene Gründe haben, wieso die Abrechnungsergebnisse in einem Haus voneinander abweichen. Zum Beispiel leisten nicht alle Mieterinnen und Mieter die gleichen Vorauszahlungen. Außerdem können sich die Kosten erheblich unterscheiden, besonders dann, wenn Kosten nach dem Verbrauch umgelegt werden (Wasser und/oder Wärme).
Wenn Sie am Lastschrifteinzugsverfahren teilnehmen, wird Ihr Guthaben automatisch mit der nächsten Miete verrechnet. Haben Sie einen Dauerauftrag für Ihre Miete eingerichtet, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Wenn sich zukünftig Ihre Vorauszahlungen ändern, ändern Sie bitte auch Ihren Dauerauftrag. Für die nächste Mietzahlung können Sie das Guthaben in Abzug bringen.
- Ändern sich Ihre Vorauszahlungen nicht, kontaktieren Sie unseren Kundenservice und wir werden Ihr Guthaben an eine von Ihnen benannte Bankverbindung überweisen.
- Für den Fall, dass Sie Leistungen empfangen, bitten wir Sie, zunächst eine schriftliche Bestätigung zur Auszahlung des Guthabens von der zuständigen Behörde einzuholen.
Bitte beachten Sie: Barauszahlungen sind grundsätzlich nicht möglich!
Wenn Sie am Lastschrifteinzugsverfahren teilnehmen, werden wir den Nachzahlungsbetrag automatisch mit der nächsten Miete abbuchen. Haben Sie einen Dauerauftrag für Ihre Miete eingerichtet, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Wenn sich Ihre Vorauszahlungen zukünftig ändern, passen Sie bitte auch Ihren Dauerauftrag entsprechend an. Für die nächste Mietzahlung können Sie den Nachzahlungsbetrag zusammen mit Ihrer Miete überweisen.
- Ändern sich Ihre Vorauszahlungen nicht, überweisen Sie bitte den Nachzahlungsbetrag innerhalb von 2 Wochen an die gleiche Bankverbindung wie sonst auch Ihre Miete.
Als Vermieterin sind wir dazu verpflichtet, die Vorauszahlungen in angemessener Höhe anzusetzen. Es kann sein, dass uns beim Erstellen der Abrechnung für den vergangenen Abrechnungszeitraum bereits eine Preiserhöhung bekannt ist, die es sinnvoll macht, die Vorauszahlungen trotz Ihres Guthabens zu erhöhen.
Die Vorauszahlungen orientieren sich immer an den tatsächlichen Kosten des letzten Abrechnungszeitraums. Hierbei ist zu beachten, dass die Vorauszahlungen für Heiz- und Betriebskosten unabhängig voneinander betrachtet werden.
Wenn Ihr Abrechnungsergebnis stark vom Vorjahresergebnis abweicht, können Sie folgende Punkte prüfen:
- Sind die Abrechnungszeiträume gleich oder bezog sich Ihre letzte Abrechnung noch nicht auf ein volles Jahr?
- Wurden im Vorjahr die Vorauszahlungen gesenkt?
- Hat sich Ihr Verbrauchsverhalten stark geändert (z.B. mehr Personen in der Wohnung als im Vorjahr)?
- Sind neue Kosten entstanden, die es im Vorjahr noch nicht gab (z.B. Hausreinigung durch einen Dienstleister)?
Bei Fragen rund um die Nebenkostenabrechnung stehen Ihnen unsere Mitarbeitenden aus dem Kundenservice gerne zur Verfügung.
Was ist die UVI?
Die unterjährige Verbrauchsinformation (UVI) bezeichnet die regelmäßige Verbrauchsübersicht für Heizwärme sowie Warmwasser. Unsere Verpflichtung zur Erstellung der UVI ergibt sich aus der Heizkostenverordnung. Voraussetzung ist, dass im Gebäude fernauslesbare Funkmesstechnik verbaut ist.
Grundsätzlich sollen unterjährige Verbrauchsinformationen Mieterinnen und Mietern dabei helfen, ihren Verbrauch regelmäßig im Blick zu behalten. Hierbei handelt es sich lediglich um eine Verbrauchstendenz, um das eigene Verbrauchsverhalten bereits unterjährig anpassen zu können.
Wir sind nach der Heizkostenverordnung gesetzlich dazu verpflichtet, Ihnen die UVI zukommen zu lassen. Eine Abbestellung ist daher nicht möglich. Gerne können Sie unseren Kundenservice kontaktieren, um die UVI zukünftig per E-Mail und nicht mehr per Post zu erhalten.
