Ombudsmann

Die GAG Immobilien AG hat sich auf die Fahnen geschrieben, aktiv gegen Fälle von Fraud vorzugehen und Unregelmäßigkeiten bei Geschäftsvorfällen aufzudecken und zu verfolgen. Um Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern einen vertrauensvollen Ansprechpartner für Hinweise und Verdachtsmomente zur Seite zu stellen, hat die GAG Immobilien AG eigens einen Ombudsmann bestellt:

Alexander Kirsch
Telefon: 0179/57 10 668
E-Mail: alexander.kirsch@koeln.de

Alexander Kirsch ist Anwalt und genießt aufgrund seiner Erfahrung hohes Ansehen bei Vorstand, Aufsichtsrat und Betriebsrat gleichermaßen. Für die Aufgaben eines Ombudsmannes hat er sich im Vorfeld schulen lassen.

Mit einem Ombudsmann setzt die GAG Immobilien AG auf eine neutrale und vermittelnde Instanz bei möglichen Fällen von Korruption und Bestechung. Dadurch sollen Nachteile für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Kenntnisse über auffällige Vorgänge erlangen, vermieden werden. Auch Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner sollen durch die Mithilfe zur Aufdeckung solcher Vorgänge nicht benachteiligt werden.

1.    Kann man sich auf die Verschwiegenheit des Ombudsmanns verlassen?

Eindeutig Ja. Der Ombudsmann hat sich unverzüglich nach seiner Berufung gegenüber der GAG ausdrücklich verpflichtet, ihm offenbarte Sachverhalte ausschließlich und nur anonymisiert an die zuständige Stelle bei der GAG zur Sachverhaltsaufklärung weiterzugeben. Der Vorstand der GAG hat umgekehrt auf jegliche Auskunftsrechte gegenüber dem Ombudsmann verzichtet.

2.    Welche Aufgaben hat ein Ombudsmann?

Zu den Aufgaben des Ombudsmannes gehört es im Wesentlichen, für sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der GAG sowie für deren Geschäftspartner als Ansprechpartner und Vertrauensperson für Korruptionssachverhalte zur Verfügung zu stehen. Der Ombudsmann soll Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Geschäftspartner im Rahmen einer Kontaktaufnahme zu den Korruptionssachverhalten beraten. Anschließend wendet sich der Ombudsmann an die zuständige Stelle bei der GAG.

3.    Wie geht der Ombudsmann mit den Informationen um?

Die Aufklärung der Verdachtsfälle innerhalb der GAG erfolgt sodann ausschließlich durch speziell geschulte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Der Ombudsmann berät sich im weiteren Verfahren mit dem sogenannten Ad-hoc-Ausschuss „Fraud“ über das weitere Vorgehen. Dem Ausschuss gehören neben dem Ombudsmann der Leiter Interne Revision, der Leiter Personal sowie der Compliance Officer (CO) an.

4.    Kann sich jedermann an den Ombudsmann wenden?

Ja! Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter der GAG sowie die Geschäftspartner können sich an den Ombudsmann wenden. Angesprochen werden auch Personen, die selbst in Korruptionssachverhalte verwickelt sind oder gar von ihnen profitieren oder profitiert haben. Der Ombudsmann soll die betroffenen Personen („Whistleblower“) hierzu detailliert und umfangreich beraten. Dabei gewinnt auch an Bedeutung, dass ein freiwilliger Ausstieg unter rechtlicher Begleitung sowohl im Rahmen einer zivil- als auch strafrechtlichen Bewertung regelmäßig positiv gewertet wird.

5.    Wie geht es anschließend weiter?

Sachverhalte, die offen gelegt und aufgeklärt werden, werden vom Ombudsmann in der gebotenen Form betreut. Er bleibt während des gesamten Verfahrens informiert und Ansprechpartner der Mitarbeiterin, des Mitarbeiters, der Geschäftspartnerin oder des Geschäftspartners. Er wird ihr oder ihm in der Regel eine Mitteilung zum Verfahrensstand geben. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass Mitteilungen hierzu häufig mit erheblicher zeitlicher Verzögerung erfolgen.

6.    Wie erfolgt eine erste Kontaktaufnahme?

In der Regel ist eine erste Kontaktaufnahme telefonisch oder per E-Mail möglich und sinnvoll. Anschließend erfolgt eine Abstimmung mit dem Ombudsmann über die Notwendigkeit einer persönlichen Besprechung. Die Besprechung findet jedoch nicht in den Geschäftsräumen der GAG statt, sondern erfolgt an einem „neutralen“ Ort. Je nach Einzelfall kann eine Besprechung aber auch an dem Wohnort des Mitarbeiters oder Geschäftspartners oder an einem dritten Ort stattfinden.