Verhaltenskodex

Richtschnur für eigenes Handeln — Compliance Bereich

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der GAG Immobilien AG haben einen Verhaltenskodex gegen Korruption unterzeichnet.

Korruption

Der Begriff „Korruption“ ist nicht eindeutig definiert. Nach allgemeinem Verständnis umfasst er sowohl strafbare Handlungen, wie z.B. Untreue oder Betrug, meist in Zusammenhang mit Steuerhinterziehung, als auch ethisch-moralisch verwerfliche Praktiken.

Korruptes Verhalten ist dabei das Ausnutzen einer anvertrauten Machtposition für einen persönlichen Nutzen oder Vorteil unter Missachtung von Gesetzen, Regelungen, Moral und Ethik. Es handelt sich dabei entweder um den Austausch von vorteilhaften Leistungen zwischen zwei oder mehreren Parteien, beispielsweise Entscheidungsbeeinflussung gegen Geld oder auch um eine Einzeltat, beispielsweise um Unterschlagung von Firmengeldern. Die Auswirkungen auf andere, wie z. B. die Schädigung des Unternehmens oder der Allgemeinheit wird dabei ausgeblendet oder übergangen.

Korruption liegt nicht erst bei Annahme oder Gewährung von Zuwendungen vor. Auch das Anbieten, Versprechen, Fordern und Versprechenlassen von unlauteren Vorteilen führen bereits zur Strafbarkeit und allen damit verbundenen Folgen, sogar wenn der unlautere Vorteil zugunsten einer anderen als der gewährenden Person ist.

Besonders strenge Regelungen gelten für den Umgang mit Mitarbeitern von Behörden oder von im Staatsbesitz befindlichen Unternehmen.

Die GAG toleriert keinerlei Form von Korruption.

Sozialadäquanz

Zuwendungen sind sozialadäquat, wenn weder die Grenzen der Geschäftsüblichkeit noch der persönliche Lebenszuschnitt von Schenker und Beschenktem überstiegen werden. Von einer Sozialadäquanz einer Zuwendung ist auszugehen, wenn der Betrag von 35 € pro Jahr pro Zuwendenden pro GAG-Mitarbeiter nicht überstiegen wird.

Wesentliche Regelung

Wo Korruption beginnt, kann man häufig nicht genau sagen. Die Übergänge sind fließend. Diese Sachlage macht klare unternehmensinterne Regelungen sinnvoll; nicht zuletzt, um Unsicherheiten der Mitarbeiter 1 in diesem Zusammenhang zu vermeiden.

Wir leben vom Vertrauen unserer Kunden, Aktionäre, Mitarbeiter und der Öffentlichkeit in die Leistung und Integrität unseres Unternehmens.

Dieses Vertrauen hängt wesentlich davon ab, wie sich Mitarbeiter, Führungskräfte und der Vorstand verhalten und wie wir unsere Fähigkeiten zum Nutzen unserer Kunden, Aktionäre und der GAG 2 insgesamt einsetzen.

I. Allgemeine Verhaltensgrundsätze

  1. Integrität und rechtmäßiges Verhalten bestimmen unser Handeln.
  2. Unsere Geschäftsbeziehungen sind sachbezogen und frei von unlauteren Methoden.
  3. Konflikte zwischen den Interessen der GAG und unseren privaten Interessen vermeiden wir.
  4. Mit Geschäftsinformationen oder Betriebsgeheimnissen gehen wir vertraulich um.
  5. Wir dulden keinen Missbrauch der eigenen Position zum persönlichen Vorteil, zugunsten Dritter oder zum Schaden der GAG.

II. Regelungen zur Annahme von Geschenken sowie sonstigen Zuwendungen und Vergünstigungen

Die nachfolgenden Regelungen konkretisieren den Umgang mit Zuwendungen, die den Mitarbeitern der GAG angeboten werden. Dabei macht es keinen Unterschied, ob die Geschenke oder sonstigen Zuwendungen unmittelbar oder nur mittelbar zugutekommen sollen (wie etwa bei Zuwendungen an Angehörige). Angenommene Einladungen und Zuwendungen, die unter den folgenden Ziffern 2,4 und 5 fallen, müssen dem Fraudausschuss nachträglich gemeldet werden, wenn der (geschätzte) Bruttowert einen Betrag von 35 € pro Jahr pro Zuwendenden pro GAG Mitarbeiter übersteigt.

1. Geldgeschenke oder nicht marktübliche Rabatte dürfen GAG-Mitarbeiter weder fordern noch annehmen. Hierzu zählen auch Lose, Gutscheine, Coupons, Prepaidkarten, Gewinnscheine oder sonstige Wertmarken. Sollten diese angeboten werden, müssen diese dem Fraudausschuss gemeldet werden. Gutscheine im Zusammenhang mit den folgenden Ziffern 3 und 4 sind ausnahmsweise zulässig. Weiterhin ist eine Teilnahme an Gewinnspielen unzulässig.

2. Die Annahme von Sachgeschenken ist nur dann zulässig, wenn diese sozialadäquat sind. Eine mit der Zuwendung verbundene Beeinflussung unternehmerischer Entscheidungen muss in jedem Fall ausgeschlossen sein. In Zweifelsfällen und bei höherwertigen Sachgeschenken, ausgenommen z.B. Massenwerbeartikeln, ist eine vorherige Abstimmung mit dem Ombudsmann vorzunehmen. Der Wert bei Schenkung ist zu betrachten. Sollten entgegen dem Verhaltenskodex für Geschäftspartner Zuwendungen an die Privatadresse des Mitarbeiters gesendet werden, sind diese umgehend an den Zuwendenden zurückzugeben. Auch für Einladungen zum Geschäftsessen sind die Grenzen der Sozialadäquanz zu beachten. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter eine Einladung nur annehmen darf, wenn diese einem berechtigten geschäftlichen Zweck dient, keinen unangemessen hohen Wert hat und etwaige Bewirtungen im Rahmen der gewöhnlichen Zusammenarbeit stattfinden, wie z.B. ein Mittagessen während einer Besprechung.

3. Einladungen zu Veranstaltungen mit vorherrschendem Geschäftscharakter, dazu zählen insbesondere Veranstaltungen, die im Zusammenhang mit der Verbands- und Vereinsarbeit der GAG stehen oder einen eher fachlich dominierenden Charakter aufweisen, sind nicht dem Fraudausschuss zu melden. Hier ist jedoch auch die Sozialadäquanz zu beachten.

4. Für Einladungen zu Veranstaltungen ohne vorherrschenden Geschäftscharakter, wie beispielsweise Konzert-, Theater-, Sport- oder Abendveranstaltungen einschließlich Seminare und Konferenzen mit einem überwiegend auf die Unterhaltung ausgerichteten Programm ist der Grundsatz der  Sozialadäquanz anzuwenden, darüber hinaus gilt folgendes:

  • Die Einladung darf nur angenommen werden, wenn die Teilnahme an der Veranstaltung der gängigen Geschäftspraxis entspricht.
  • Ein Vertreter des gastgebenden Geschäftspartners ist bei der Veranstaltung anwesend.
  • Die Reise- oder Logiskosten werden nicht vom einladenden Geschäftspartner oder Dritten übernommen.
  • In Zweifelsfällen ist eine vorherige Abstimmung mit dem Ombudsmann vorzunehmen.

5. Sozialadäquate Einladungen von Geschäftspartnern zu Veranstaltungen, die die GAG als Ausdruck seines gesellschaftlichen Engagements als Sponsor unterstützt, sind grundsätzlich zulässig. Wenn erforderlich, dürfen für die Eingeladenen vertretbare Reise-, Bewirtungs- bzw. Übernachtungskosten vom Geschäftspartner übernommen werden. Diese dürfen jedoch keinen unangemessen hohen Wert haben und müssen auch dem sonstigen persönlichen Lebensstandard der Beteiligten entsprechen.

6. Die Geschäftspartner wurden verpflichtet darauf zu achten, dass die Abrechnung privater Aufträge von dem Geschäftspartner bekannten Mitarbeitern der GAG mindestens auf dem Preisniveau der GAG oder auf Marktpreisniveau zu erfolgen haben.

III. Praktische Umsetzung des Verhaltenskodex

Die mit diesem Kodex verbundenen Ziele können wir nur erreichen, wenn alle Beteiligten hieran mitwirken. Daher ist jeder persönlich gefordert. Führungskräfte haben darauf zu achten, dass die Mitarbeiter ihres Verantwortungsbereiches diesen Verhaltenskodex beachten.

Für die Umsetzung des Verhaltenskodex hat die GAG im Einvernehmen mit dem Betriebsrat eine unabhängige neutrale Stelle als Ansprechpartner (Ombudsmann) eingerichtet. Es handelt sich dabei um Herrn Alexander Kirsch.

Der Ombudsmann gewährleistet eine unabhängige und objektive Bearbeitung aller an ihn gerichteten Anliegen. Das gilt erst recht für anonyme Hinweise.

Alle Mitarbeiter werden ausdrücklich ermutigt, den Ombudsmann anzusprechen, wenn sie feststellen, dass sich jemand nicht regelkonform verhalten hat. Das soll dazu beitragen, dass aus kleinen Problemen keine großen Probleme werden.

Der Ombudsmann nimmt alle eingehenden Hinweise auf und geht ihnen mit der notwendigen Sorgfalt nach. Alle eingehenden Hinweise werden streng vertraulich behandelt. Stellt er einen hinreichenden Anfangsverdacht für einen Verstoß gegen die in dem Verhaltenskodex enthaltenden Verhaltensgrundsätze fest, wird die Interne Revision kontaktiert. Anonyme Hinweise bleiben anonym.

Falls Mitarbeiter von illegalen oder unredlichen Handlungen innerhalb der GAG erfahren, sollen sie den Ombudsmann informieren. Kein Mitarbeiter, der in redlicher Absicht Mitteilung macht, muss Nachteile befürchten, auch dann nicht, wenn sich die Mitteilung als unbegründet herausstellen sollte.

Verstöße gegen die in diesem Verhaltenskodex enthaltenen Grundsätze können arbeitsrechtliche, zivilrechtliche oder strafrechtliche Sanktionen nach sich ziehen und werden entsprechend den betriebsüblichen Regelungen geahndet.

Vorstandsmitglieder und Führungskräfte üben eine Vorbildfunktion für alle Mitarbeiter aus. Der Einhaltung des Verhaltenskodex durch diesen Personenkreis kommt daher eine besondere Bedeutung zu.

Die Mitarbeiter der Abteilung Einkauf haben einen verschärften Verhaltenskodex zu beachten.

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1 Aus Gründen der Lesbarkeit wird im Folgenden nur die männliche Form verwendet.

2 Die GAG steht hier für alle Unternehmen des GAG-Konzerns.