Betriebskosten

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Welche Kosten das im Einzelnen sind, können Sie in der Betriebskostenverordnung nachlesen. Diese werden auch in Ihrem Mietvertrag aufgeführt.

Die Kosten werden jährlich abgerechnet und so gerecht wie möglich auf alle Mieterinnen und Mieter verteilt. Dabei kommt der sogenannte Umlageschlüssel zum Tragen, der festlegt, wie die Betriebskosten auf die Mieter:innen umgelegt werden und der je nach Kostenart variiert (Verteilung der Kosten nach Verbrauch, nach m² oder nach Anzahl der Einheiten).

Kosten, die für die Instandhaltung (Reparaturen) eines Gebäudes anfallen, gehören nicht zu den Betriebskosten und werden nicht auf die Mieterinnen und Mieter umgelegt.

Die gesetzliche Frist für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt. Demnach müssen Vermieterinnen und Vermieter die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes zustellen.

Beispiel: Die Abrechnung für den Zeitraum 01.01.2022 bis 31.12.2022 muss bis zum 31.12.2023 erfolgen.

Bei der GAG Immobilien AG entspricht der Abrechnungszeitraum immer dem Kalenderjahr. Ausnahmen sind Neubauten, die unterjährig erstmals bezogen wurden. Wenn Sie unterjährig ein- oder ausgezogen sind, finden Sie diesen Zeitraum als Ihren Nutzungszeitraum in der Abrechnung wieder. Bei der Aufstellung der Kosten sehen Sie dann, dass wir Ihnen nur die anteiligen Kosten für Ihren Nutzungszeitraum berechnet haben und nicht die gesamten Jahreskosten.

In Ihrer Steuererklärung geben Sie die Nebenkostenabrechnung an, die Ihnen im Veranlagungszeitraum zugegangen ist.

Beispiel: Für Ihre Steuererklärung 2023 reichen Sie die Nebenkostenabrechnung ein, die Ihnen im Jahr 2023 zugestellt wurde, auch wenn diese sich auf den Abrechnungszeitraum 01.01.2022 – 31.12.2022 bezieht. Maßgeblich ist für die Steuererklärung nicht der Abrechnungszeitraum, sondern der Zeitpunkt der Zustellung.

Nur ein bestimmter Teil Ihrer Nebenkosten richtet sich nach dem Verbrauch. Der andere Teil der Kosten wird nach der Wohn- bzw. Heizfläche verteilt. Dabei wird nicht berücksichtigt, ob Sie die Wohnung auch genutzt haben. Sollten Sie jedoch Zweifel an Ihren Verbrauchskosten haben, können wir Ihnen gerne ein detailliertes Verbrauchsprotokoll zukommen lassen.

Die Verteilung der Kosten richtet sich nicht nach der Anzahl der Personen, sondern hauptsächlich nach der Größe der Wohnung und gegebenenfalls nach dem individuellen Verbrauch. Der Gesetzgeber schreibt keine Verteilung der Kosten nach der Anzahl der Personen vor.

Grundsätzlich müssen die Betriebskosten gezahlt werden, die im Mietvertrag vereinbart wurden. Dabei ist nicht die reelle Nutzung entscheidend. Es kann auch sein, dass ein Aufzug bis in den Keller fährt und somit auch für Bewohnerinnen und Bewohner des Erdgeschosses nutzbar ist.

Frei zugängliche Flächen im Haus und in der dazugehörigen Außenanlage betreffen die Hausgemeinschaft. Finden wir Sperrmüll vor, versuchen wir zu ermitteln, wer diesen Sperrmüll dort deponiert hat. Wenn die Ermittlung der Person, die den Sperrmüll verursacht hat, gelingt, muss diese Person die Kosten alleine tragen. Ist eine Ermittlung der Person jedoch nicht möglich, erfolgt die Beseitigung des Sperrmülls zu Lasten aller Mieterinnen und Mieter.

Oftmals werden mehrere Gebäude zu einer Wirtschaftseinheit zusammengefasst. Das kann zum Beispiel Sinn machen, wenn ein gemeinsamer Innenhof existiert. Die Kosten werden dann auf alle Häuser umgelegt, die an diesen Innenhof angeschlossen sind oder Zugang zu einer gemeinsamen Außenanlage haben.

Ein Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung muss zwingend schriftlich erfolgen. Es reicht nicht aus, pauschal zu schreiben, dass Sie an der Richtigkeit der Abrechnung zweifeln und deshalb widersprechen. Sie müssen konkret und klar begründen, warum Sie der Abrechnung oder bestimmten Positionen aus der Abrechnung widersprechen.

Sobald Sie eine Nebenkostenabrechnung erhalten, müssen Sie diese bei der öffentlichen Stelle (z. B. Jobcenter) vorlegen und können dort das weitere Vorgehen besprechen.

Bei Fragen rund um die Nebenkostenabrechnung stehen Ihnen unsere Mitarbeitenden zur Verfügung. Nehmen Sie gerne Kontakt zu unserer Abteilung Betriebskosten auf, damit wir Ihr Anliegen gemeinsam besprechen können.

Heizkosten sind die Kosten, die zur Erzeugung von Wärme und/oder Warmwasser anfallen, sowie Kosten für die Bedienung, Reinigung und Wartung der Erzeugungsanlagen. Darüber hinaus können noch Kosten für die Messdienstleistungen und erforderliche Erfassungsgeräte anfallen.

Die Kosten werden jährlich abgerechnet und, wenn möglich, nach dem tatsächlichen Verbrauch verteilt. Ein Teil (30 % oder 50 %) der Heizkosten wird aber auch immer nach der Heizfläche verteilt. Gesetzliche Vorschriften können Sie der Heizkostenverordnung entnehmen.

Maßgeblich für den abzurechnenden Zeitraum ist die Laufzeit des Mietvertrags unabhängig davon, ob Sie die Wohnung noch nutzen oder bereits ausgezogen sind.

Mittlerweile sind fast alle Erfassungsgeräte mit Funktechnik ausgestattet, sodass die Daten automatisch übermittelt werden. Es ist also nicht mehr notwendig, dass jährlich jemand zur Ablesung in Ihre Wohnung kommt.

Für eine Schätzung Ihres Verbrauches kann es mehrere Gründe geben:

• Der betroffene Zähler ist defekt und liefert keine Daten mehr.
• Die Funkstrecke wurde unterbrochen.
• Der Zähler ist nicht mehr geeicht und konnte bisher noch nicht ausgetauscht werden.

Anders als bei den Betriebskosten fallen die Heizkosten hauptsächlich in den kalten Monaten an. Es wäre also nicht gerecht, wenn die Heizkosten einfach gleich auf alle Monate/Tage verteilt würden. Aus diesem Grund werden Heizkosten nach sogenannten Gradtagszahlen berechnet. Diese ergeben sich aus der Witterung der einzelnen Monate.

Vermieter sind verpflichtet, die Vorauszahlungen in angemessener Höhe anzusetzen. Es kann sein, dass dem Vermieter bei der Erstellung der Abrechnung für den vergangenen Abrechnungszeitraum bereits eine Preiserhöhung bekannt ist, die es sinnvoll macht, die Vorauszahlungen trotz Guthaben zu erhöhen.

Die Vorauszahlungen orientieren sich immer an den tatsächlichen Kosten des letzten Abrechnungszeitraums. Hierbei ist zu beachten, dass die Vorauszahlungen für Heiz- und Betriebskosten unabhängig voneinander betrachtet werden.

Wenn Sie eine Erhöhung der Vorauszahlungen nicht möchten, kann das zu Nachzahlungen in der folgenden Abrechnung führen. Die Veränderungen der Vorauszahlungen beruhen auf bereits bekannten Preiserhöhungen, weshalb wir Ihnen empfehlen, diese anzunehmen. Wünschen Sie dies nicht, setzen Sie sich bitte über unser Kontaktformular mit unserer Abteilung Betriebskosten in Verbindung.

Wenn Sie am Lastschrifteinzugsverfahren teilnehmen, wird das Guthaben automatisch mit der nächsten Miete verrechnet. Haben Sie einen Dauerauftrag für Ihre Miete eingerichtet, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Wenn sich zukünftig Ihre Vorauszahlungen ändern, ändern Sie bitte auch Ihren Dauerauftrag. Für die nächste Mietzahlung können Sie das Guthaben in Abzug bringen.
• Ändern sich Ihre Vorauszahlungen nicht, können Sie sich gerne über unser Kontaktformular bei unserem Forderungsmanagement melden und wir werden Ihr Guthaben an eine von Ihnen benannte Bankverbindung überweisen.

Für den Fall, dass Sie Leistungsempfänger:in sind, bitten wir Sie, zunächst eine schriftliche Bestätigung zur Auszahlung des Guthabens von der zuständigen Behörde einzuholen.

Grundsätzlich gilt: Barauszahlungen sind nicht möglich!

Wenn Ihr Abrechnungsergebnis stark vom Vorjahresergebnis abweicht, können Sie folgende Punkte prüfen:

• Sind die Abrechnungszeiträume gleich oder bezog sich meine letzte Abrechnung noch nicht auf ein volles Jahr?
• Wurden im Vorjahr meine Vorauszahlungen gesenkt?
• Hat sich mein Verbrauchsverhalten stark geändert (z. B. mehr Personen in der Wohnung als im Vorjahr, Kinder oder Partner:in)?
• Sind neue Kosten entstanden, die es im Vorjahr noch nicht gab (z. B. Hausreinigung durch einen Dienstleister)?

Bei Fragen zu Ihrer Abrechnung helfen Ihnen aber auch gerne die Mitarbeitenden der Abteilung Betriebskosten weiter. Nehmen Sie dazu gerne Kontakt mit uns auf.

Es kann verschiedene Gründe haben, wieso die Abrechnungsergebnisse in einem Haus voneinander abweichen. Zum Beispiel leisten nicht alle Mieterinnen und Mieter die gleichen Vorauszahlungen. Außerdem können sich die Kosten erheblich unterscheiden, besonders dann, wenn Kosten nach dem Verbrauch umgelegt werden (Wasser und/oder Wärme).

Wenn Sie am Lastschrifteinzugsverfahren teilnehmen, werden wir den Nachzahlungsbetrag automatisch mit der nächsten Miete abbuchen. Haben Sie einen Dauerauftrag für Ihre Miete eingerichtet, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Wenn sich zukünftig Ihre Vorauszahlungen ändern, ändern Sie bitte auch Ihren Dauerauftrag. Für die nächste Mietzahlung können Sie den Nachzahlungsbetrag zusammen mit Ihrer Miete überweisen.
• Ändern sich Ihre Vorauszahlungen nicht, überweisen Sie bitte den Nachzahlungsbetrag innerhalb von zwei Wochen an die gleiche Bankverbindung wie sonst auch die Miete.

Wenn Sie eine Ratenzahlung vereinbaren möchten, nehmen Sie bitte Kontakt zu unserem Forderungsmanagement auf.